学校から降ってくるプリントをiPhoneとクラウドで管理する方法
娘は今年小学生になりました。保育園の頃は、お迎えの時に教室に入るし、先生から直接連絡を聞けるのでいいのですが、小学校はプリントと娘の報告が便りです。学校も連絡帳を用意し、本人にきちんと毎日記入させてくれるのですが、詳細な情報はやはりプリントから得るものがほとんどです。
しかしこれがなかなかしんどい。学校から来るプリントは時系列でもなく、情報の粒度もさまざま。あちらとこちらの情報を組み合わせないとイベントの全貌がつかめなかったりします。「私が見落としているのか？」と思ったらそもそも情報が来てなかった、ということもあり、疑心暗鬼を生じます。
早く、学校がクラウドで情報を発信して、検索できるようになればいいのですがね！
待っていられないので、iPhoneと各種クラウドサービスを利用して、なんとか情報をまとめていますので、ご参考になれば。
もくじ
登場するもの
私がこのシステムに利用しているものをご紹介します。
これだけ全部揃えられる人はあまりいないかもしれません。課金しているものが多数ありますが、だいたいは課金なしの無料プランでも大丈夫だと思います。
- iPhone7 plus
- Evernoteアプリ（またはカメラアプリなどで代用可能、私は課金しています）
- iCloud（私は課金しています）
- Googleドライブ（課金なし）
- Googleカレンダー
- ワークフロー（iOSアプリ）
プリントを撮影する
学校からプリントが届いたら、何はなくとも撮影します。iPhoneの中さえ見ればプリントがあるはず、という安心感は相当なものです。
Evernoteのカメラアプリで台形補正する
Evernoteで撮影するメリットは3つあります。
- 台形補正が効く
- Evernote内に保管される
- iPhoneの写真アプリにも同時に保管される（設定により）
台形補正できるカメラアプリはほかにもたくさんあります。特にEvernoteでなければいけない理由はありません。
- OfficeLens: OneDriveとセットで使っている方にはおすすめです。
- フォトスキャン: Googleのアプリですが、Googleドライブと特に親和性が高いわけではないようです。
- CamScanner
- CamiApp
など。
クラウドに保管する
これもいくつかの手段があります。
iCloudの場合
iCloudストレージプラン
この記事を書いている時点で、日本のiCloudのストレージプランは以下のようです。
iCloud のストレージプランと料金 – Apple サポート- 50 GB：¥130
- 200 GB：¥400
- 2 TB：¥1300
200 GB と 2 TB のプランなら、家族と分け合うこともできます。私は200GBのプランをカミさんに共有することで、カミさんの写真をいちいちバックアップする手間から解放されました。同時に「iCloud写真共有」でカミさんに写真を共有できるようになったので、これが今回、学校プリントを共有するのに威力を発揮してくれます。
iCloudに保存する手順
まず、カミさんと学校情報を共有する共有アルバムを作っておきます。私は「Family情報共有」という共有アルバムに、学校含め家族と共有する情報を上げるようにしています。将来娘もここを見られるようにする予定です。
学校のプリントを撮影したら「写真アプリ」で画像を開き、左下の「シェアボタン」をタッチ。「共有アルバム」を選びます。
コメントにも、何か後から検索しやすいように文字を入れておくと便利ですが、面倒だったら最悪何も入れなくてもいいと思います。私はできるだけ、「水泳教室」とか一言だけでも入れておきます。ハッシュタグのようなイメージです。
こうすることで、カミさんもプリントを探せるようになります。（実際検索しているかは知りませんが…）
実際には、Googleドライブに保存すればそちらを見られるので、iCloudに保存するのは冗長なのですが、iPhoneの標準アプリですぐ見られる、という安心感です。カミさんがあまり複数のアプリを使いこなすタイプではないので、そういう意味でも有効です。
アルバム
私はiPhoneの中にも子供の情報を入れる「for娘」というアルバムを作ってあります。そこにも同じプリントをまとめてあります。共有アルバムだけでもいいのですが、なんとなく。
「ショートカット」アプリでラクに
iPhoneには「ショートカット」というアプリがあります。私は、「画像をiCloud共有アルバムに送る＋自分のアルバムに保存する」というのができるようにしてあります。（ただし画像はアルバムにコピーされるので重複します…）
ついでに今日の日付をクリップボードに入れて、コメントに書き込めるようにしています。
Googleドライブの場合
Googleドライブに保存するのは、後でGoogleカレンダーから利用するためです。後述しますが、Googleカレンダーのうち、私はメインカレンダーをカミさんと共有していますし、娘の予定を入れるカレンダーも共有しています。
Googleドライブの特定のフォルダをカミさんと共有にすることで、カミさんもカレンダー経由でプリントを見られるようになります。
Googleドライブの中にはGoogleフォトの画像もあります。Googleフォトでバックアップをとっているので、その画像がアップロードされるのを待つということもできますが、その場合、写真ごとあるいはフォルダまるごとをカミさんに共有せねばなりません。
私は写真毎に共有する手間も嫌ですし、撮った写真全部見られるのも嫌なので、都度プリントはカミさんとの共有フォルダに手作業でアップロードするということにしています。
Googleドライブに保存する手順
カミさんとの共有フォルダを作っておきます。私は「カミさんと共有」という名前のフォルダをまるごとカミさんと共有しています。こうすることで、「カミさんと共有」フォルダの中の画像はカミさんが自由に見られるようになります。
このように共有しておかないと、Googleカレンダーイベントに添付しても「画像の閲覧権限がありません」と画像だけ見られない状態になってしまいます。
iCloudの場合と同様、シェアボタンをタッチしたら、「Googleドライブ」のアイコンを選びます。フォルダは「Googleカレンダー」へ。
その他のクラウドアプリ
Googleカレンダーで使うためにはGoogleドライブを使うのがお勧めですが、家族と画像を共有するだけなら他にも選択肢はあります。私が使ってるのはDropbox、OneDriveあたりでしょうか。Amazonフォトは使ったことがありませんが、できそうな気がします。
私の場合、撮影時にEvernoteにも入っているので、Evernoteで共有することもできそうですね。
Googleカレンダーに保存する
カミさんとの技術力の差のせいで、クラウドを使った情報共有はだいぶ限られていますが、娘が生まれる以前から、Googleカレンダーの共有はしていました。カミさんと情報共有がうまくいった数少ない事例と言えましょう……。
なので、私のメインカレンダーはカミさんと共有されています。
娘が小学生になったタイミングで、娘の予定カレンダーを作りました。「娘本人の身柄を移動するイベント」はこちらに入れるようにしています。
以前は「カミさんと私に共有されているカレンダー」はだいたい私とカミさんが一緒に移動するイベントで、その場合娘もセットなのが自明でした。しかし小学校になって娘が単独で参加するイベント（親は送迎だけ）ということも増えてきたので、娘のカレンダーを分けた次第です。
学校イベントも「娘のカレンダー」に入れていきます。
イベントを作成する際に、添付ファイルで関連する学校のプリントも入れます。Googleドライブのにアップロード済みの写真を選ぶだけです。
五月雨式に学校からイベントが来る時もあります。たとえば「○月○日にイベントがあります」というプリントが来て、その1週間後に「○月○日のイベントの持ち物は……」というような場合です。
その場合でも、カレンダーの添付ファイルを追加すれば、そのイベントに絡んだ情報はすべて追っていくことができます。
フォルダごとカミさんにも共有済みなので、カミさんも見られるのはもちろんです。
まとめ
課題としては、プリント内の文言で全文検索ができないことがあります。Evernoteで保存した画像は全文検索ができるのですが、精度の問題もありますし、アプリがだいぶ重たいので、最後の手段といった感じです。
学校がクラウドに情報を上げてくれるようになったらいいのにな……といつも思っています。プリント印刷して子供に配るより、ラクになると思うんですけど。
